Enthusiastic Cinematography

 PROPOSAL

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

BERBASIS KOMPUTER

(HOSPITAL MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

Disusun untuk memenuhi salah satu Tugas Mata Kuliah

Manajemen Proyek Sistem Informasi

 

Disusun oleh :

Asep Suhendar

NPM. 12402513

 

POLITEKNIK PIKSI GANESHA

BANDUNG

2014

BAB I

PENDAHULUAN

I.                   LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat mendorong segala aspek kegiatan untuk menggunakan segala piranti baik software maupun hardware sebagai alat bantu peningkatan efektifitas dan efesiensi. Situasi bisnis sekarang membuat tekanan yang sangat tinggi pada konsentrasi persaingan. Peraturan-peraturan yang berubah, kompetisi yang semakin tinggi, pasien (customers) yang semakin lihai dalam memilih layanan, strategi pemasaran yang semakin baru, produk dan servis yang semakin menjanjikan, banyaknya data dan informasi yang mudah dijangkau, serta situasi yang lainnya merupakan sebuah tantangan buat kita untuk meningkatkan manajemen dibidang sistem informasi.

            Sedangkan trend pelayanan rumah sakit menuju era global adalah perbaikan pada visi dan misi, posisi bisnis, perencanaan dan strategi pelayanan, rencana kerja, implementasi bisnis dan kontrol pada bisnis itu sendiri. Dukungan untuk trend bisnis itu sendiri adalah kesempatan bisnis, kapital dan keuangan, kemampuan dan pengetahuan dari sumber daya manusia, trend teknologi informasi dan telekomunikasi, serta dimana teknologi yang lain bisa mendukung trend bisnis itu sendiri.

Rumah sakit yang memakai sistem konvensional rata-rata mempunyai kelemahan pada layanan informasi, beberapa contohnya :

1.      Manajemen penanganan pasien yang tidak memuaskan dikarenakan banyak persyaratan yang harus dipenuhi pihak pasien sebelum menjalani perawatan, padahal pasien itu sudah pernah berobat sebelumnya..

2.      Pihak manajemen RS harus menunggu lama untuk melihat semua laporan perkembangan rumah sakit dikarenakan harus direkap oleh semua bagian.

3.      Pihak perawat maupun dokter kurang dapat melihat perkembangan laporan diagnosa pasien (diagnosa reports) dikarenakan pasien yang ditangani tidak sedikit.

4.      Penangangan dokumen-dokumen yang sangat tidak efektif dan efesien meskipun terdapat banyak tenaga administrasi.

5.      Produktivitas tenaga kerja yang rendah, tanggung jawab yang tidak jelas, waktu kerja yang berlebihan, dan biaya operasional yang tinggi.

6.      Pekerjaan Manajerial yang masih terlalu teknis

Dan masih banyak kelemahan dari sistem manajemen konvensional meskipun selama ini sistem lama masih dianggap baik.

            Untuk itu diperlukan sebuah manajemen yang baik dalam penanganan informasi di rumah sakit terutama di PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya yang tengah berkembang yaitu salah satunya dengan sistem informasi manajemen rumah sakit.

II.                TUJUAN            

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit yang dikembangkan akan menunjang dalam peningkatan efektifitas dan efesiensi baik terutama dari segi informasi keuangan. Selain itu dapat juga berbentuk :

·         Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughtput  dan response time.

·         Information, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

·         Economy,  peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau juga penurunan biaya yang akan terjadi.

·         Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.

·         Efficiency  (efisiensi), peningkatan terhadap efesiensi operasi. Efesiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan efesiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya itu digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.

·         Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

III.             MANFAAT SIM RUMAH SAKIT BAGI CLIENT DAN PENGGUNA TI

Manfaat yang dapat diberikan bagi client (pihak rumah sakit) maupun pengguna teknologi informasi yaitu :

-       Membuat keputusan yang benar dengan cepat baik bagi pihak manajemen maupun bagi pihak dokter dalam menangani pasien.

-       Mengidentifikasi pola dari pelayanan (diagnostik, perawatan, dll)

-       Membuat rencana ke depan yang lebih baik

-       Menjaga kepercayaan pelanggan terutama pasien.

-       Pelaksanaan yang lebih efesien

-       Mengurangi biaya (cost effectivity)

IV.             SASARAN

Sasaran dari pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit adalah pengembangan manajemen pengolahan informasi rumah sakit yang ada di PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya sebagai bahan analisa dalam mendukung pengambilan keputusan dalam melakukan kegiatan investasi maupun peningkatan pelayanan terhadap pasien.

BAB II

PANDANGAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

Pengembangan sistem yang akan dikembangkan mencakup dua hal pokok yaitu pengembangan manjemen sistem Rumah Sakit dan prosedur akuntasi.

Siklus yang kami lakukan adalah  :

1.      Studi Pendahuluan (preliminary study)

1. Penemuan Masalah
2. Studi Pendahuluan (preliminary study)
3. Laporan singkat Studi Pendahuluan (preliminary study brief)

2.      Analisa sistem (systems analyasis)

1. Perencanaan proyek (project planning)
2. Penelitian sistem yang ada (survey existing systems)
3. Mendifinisikan masalah (define problems)
4. Analisa sistem (systems analysis)
5. Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements)
6. Laporan rancang bangun (design specification)

3.      Desain sistem (design system)

1. Desain secara macro (macro design)
2. Desain secara terinci (detailed systems)
3. Rancang bangun desain (design specification)

4.      Implementasi (Implementation)

1. Pembangunan sistem (system building)
2. Pelatihan (Training)
3. Penyeleksian program dan peralatan (selection programs & equipment)
4. Pemograman (programming)
5. Pengetesan (testing)
6. Instalasi/konversi data di PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya
7. Operasi (operation)
8. Kaji ulang setelah implementasi (post-implementation review)

Kebijakan dan perencanaan sistem

Analisa sistem

Desain (perancangan) sistem secara umum

Desain (perancangan) sistem secara terinci

Seleksi sistem

Implementasi (penerapan) sistem

Perawatan Sistem

Awal Proyek Sistem

Pengembangan Sistem

Manajemen Sistem

5.      Perawatan (maintanance)

a. Perawatan dan peningkatan-peningkatan (maintanance dan enhancements)

BAB III

PENGEMBANGAN APLIKASI DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

Sistem Manajemen Rumah Sakit dari PT. Trisula Jaya Engineering merupakan Sistem Manajemen yang didesain khusus untuk keperluan Rumah Sakit baik untuk tujuan komersial PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabayaataupun yayasan. Sistem ini didesain dengan pengoperasian semudah dan sejelas mungkin untuk mempermudah pihak manajemen dan dokter untuk memonitor Registrasi Pasien, Pengaturan Sejarah Perawatan Pasien, Pembayaran Rumah Sakit, Data Pasien, Laporan Diagnostik secara lengkap dan terhadap proses Akuntansi.

Dengan mempunyai layanan untuk semua tipe Rumah sakit yang mempunyai layanan Pasien rawat inap maupun rawat jalan, asrama perawat dan Lab Pathology. SIM yang dikembangkan akan membuat manajemen lebih efektif, efisien dan menguntungkan untuk perkembangan Rumah Sakit.

 Hospital Manager Program mempunyai fitur-fitur yang berdaya guna tinggi baik untuk Rumah Sakit kecil sampai besar dan melayani sepenuhnya sebagai Management Information system (MIS) yang baik. Data dari tiap-tiap Modul akan selalu terekam menjadi satu kesatuan, untuk segala kepentingan dapat mencetak Laporan hanya dengan menekan satu tombol.

Modul-modul yang terdapat di  Hospital Manager adalah sebagai berikut: 

• Modul Konfigurasi Umum
• Modul Manajemen Pasien
• Modul Laporan Diagnosis
• Modul Karyawan
• Modul Keuangan
• Utilitas lainnya

Dengan pembagian Program menjadi beberapa Modul untuk mempertahankan kejelasan dari tiap data tentang Tarif yang berbeda, Kategori Kamar, Kategori Pasien, yang melaporkan kepada karyawan-karyawan anda dan accounting anda.

Program ini dilengkapi dengan database untuk obat-obat yang dijual umum. Dan data ini terintegrasi dengan Modul Laporan Diagnosis dimana ada lebih dari 20 laporan diagnosis Pathology, yang merupakan bagian dari PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya mencetak nota pembayaran dari pasien jalan;  Hospital Manager menjaga departemen Keuangan Rumah Sakit akan selalu dapat melihat transaksi yang baru saja dijalankan tanpa adanya kesalahan. Beberapa laporan tersedia yang dapat di tampilkan maupun dicetak sehingga pihak manajemen dapat mengetahui hal-hal vital yang menjadi indikator keberhasilan sebuah manajemen Rumah Sakit. Beberapa laporan seperti Pendaftaran Pasien, Riwayat Pengobatan, Daftar Pasien, Riwayat Pengobatan Pasien, Pembayaran Pasien dan beberapa laporan untuk departemen keuangan seperti Ledger, Cash Book, Bank Book, Journal, Working dan Untung Rugi dan Balance Sheet. Untuk meng-Audit keuangan akan menjadi sangat mudah. Dari Ledger, Cash Book, Trial Balance anda dapat menampilkan voucher atau pembayaran yang yang sudah dibuat hanya dengan menekan satu tombol.

Database dapat secara mudah untuk di-edit maupun dihapus. Testing dan Back-up data dilakukan secara periodik dan otomatis untuk menghilangkan kemungkinan kehilangan data karena kecelakaan ataupun kerusakan baik sengaja maupun tidak. Multitasking (menjalankan 2 atau lebih apliakasi dalam satu waktu); seperti : mencetak dengan printer dan menampilkan laporan keuangan harian dan juga membuat nota pemasukan. Dengan menggunakan tampilan Grid untuk mempermudah pembacaan dan pengeditan data. Untuk memasukan Billing dan voucher sangatlah cepat dan mudah serta langsung masuk ke database dan tentunya bagian keuangan langsung mengetahuinya. Semua laporan dapat ditampilkan dan dicetak tanpa kesalahan dan anda dapat mengganti jenis huruf dan ukurannya huruf. Ke-flexibilitas dari database ini membuat dapat meng-audit sebuah transaksi baik itu mengeditnya maupun menghapusnya. Bahkan semua Ledger dapat disusun kembali untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat sebelumnya oleh operator.

Tiga Level User Access dikontrol dengan dilengkapi encryption untuk User name dan Password membuat hanya orang-orang yang berhak untuk melakukan operasi dalam aplikasi ini, seperti contoh bagian receptionis bisa menampilkan daftar kamar kosong, daftar pasien tapi tidak boleh menampilkan daftar gaji pegawai. Untuk dapat melakukan semua yang disebut diatas harus mempunyai level acces tertinggi seperti direktur dan untuk menambah user yang baru katakanlah operator harus dibuatkan dulu oleh level access tertinggi untuk menambah sekuritas system. Program aplikasi ini dapat pula diatur ulang untuk dapat tersambung dengan Internet.

Pasien

Proses Rumah Sakit

Manajemen RS

Registrasi, perawatan,dll

Pelaporan

Detil dari modul yang bisa dikembangkan adalah :

a.      Modul Konfigurasi Umum

·         Setting up / Pembukaan Manajerial Rumah Sakit

·         Konfigurasi Umum

·         Data Ruang/kamar

·         Pengaturan Tarif

·         Data penunjukan Dokter

·         Pengaturan Penganjuran Obat

b.      Modul Manajemen Pasien

·         Pendaftaran pasien

·         Pendaftaran Pengunjung Pasien

·         Daftar pasien terkini

·         Penganjuran Obat

·         Penanganan yang diberikan kepada Pasien

·         Pembuatan pembayaran untuk pasien

·         Kartu Pengeluaran Keseharian

·         Permintaan darah

c.       Modul Laporan Diagnosa

• Master Health Check Up
• Hematology Report
• Blood Biochemistry Report
• Blood Grouping and Crossmatching
• Urine Analysis Report
• X - Ray Report
• Injury Report
• Abdominal USG Report (Normal)
• Abdominal USG Report (Customized)
• Pre Anaesthetic Report
• Aneasthesia Record
• Dan Diagnosa Lab lainnya yang sesuai dan tersedia di RSPS.

d.      Modul Karyawan

·         Data Pekerja

·         Daftar Absen 

·         Daftar Kerja Lembur

·         Catatan Cuti

·         Pinjaman dan Pengembalian uang

·         Pembayaran gaji

e.       Modul Akuntansi

• Pengaturan Kepala Accounting
• Diagram dari akuntansi
• Pengaturan perhitungan keuangan
• Cash Book
• Day Account Balances
• Current Balances
• Account Receivable and Payables
• Ledger
• Trial balance
• Analysis of Accounts 
• Account Tools 
• Fixed Assets 
• Final Accounts
• Keuangan akhir tahun

f.       Modul Utilitas Lainnya

·         Set Up/Edit Rumah Sakit

·         Sistem penempatan data

·         Sistem Administrasi

·         Export Active Report To Excel

1. SPESIFIKASI TEKNIS

Desain awal aplikasi sebagai berikut:

-          Sistem operasi                         : Microsoft Windows 2000.

-          Bahasa pemrograman              : Visual Basic 6.0.

-          Database Manajemen System : Microsoft Accces 2003/SQL Server 2000.

-          Aplikasi pendukung:

§  Help System                : RoboHelp

§  Presentasi                    : PowerPoint 2007

2. TEAM PENGEMBANG

Dalam pengerjaan sistem dan aplikasi untuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, kami menyediakan team yang terdiri dari :

1. Manager analis sistem

Manager analisis sistem (manager of systems of analysis) ini disebut juga sebagai koordinator proyek.

2. Ketua Analis Sistem

Ketua analisis sistem (lead system analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas manajer analisis sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.

3. Analis Sistem Senior

Analisis sistem senior (senior system analyst) merupakan analis sistem yang berpengalaman.

4. Analis Sistem

Analis sistem (system analyst) merupakan analis sistem yang berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior.

5. Analis Sistem Junior

Analis sistem junior (junior system analyst) merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (system analyst trainee).

6. Pemrogram Aplikasi Senior

Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordianasi kerja dari pemrogram yang lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

7. Pemrogram Aplikasi

Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa bimbingan secara langsung lagi.

8. Pemrogram Aplika3 cmsi Yunior

Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang masih belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).

BAB IV

TAHAPAN PELAKSANAAN DAN JADWAL PENGEMBANGAN

Pelaksanaan pekerjaan ini disulkan dalam 2 kegiatan utama, yaitu :

a.         Kegiatan Instalasi Infrastruktur dan Persiapan SDM

b.        Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Alokasi waktu proyek adalah 6 (enam) bulan. Dalam pelaksanaan proyek dibagi dalam 3 fase, dengan rincian pekerjaan sebagai berikut:

1. Kegiatan Instalasi Infrastruktur dan Persiapan SDM

- Fase I: 

1.    Survey Lokasi

2.    Desain arsitektur jaringan komputer (LAN)

3.    Pemasangan jaringan komputer dan pemasangan komputer

4.    Pelatihan komputer bagi administrator sistem jaringan dan operator

2. Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

-          Fase II : 

1.      Desain arsitektur aplikasi

2.      Survai ke lapangan/ diskusi dengan tim pendamping untuk menyamakan semesta pemikiran tim pengembang, tim pendamping, dan keinginan klien sebagai pengguna akhir mengenai aplikasi yang akan dibangun.

3.      Desain user interface aplikasi

4.      Desain database

5.      Desain modul yang akan digunakan dan flow process aplikasi

6.      Inventarisasi dan eksplorasi komponen pendukung

7.      Pembuatan prototipe/ presentasi aplikasi

8.      Koding user interface

9.      Implementasi database

10.  Koding modul aplikasi

11.  Testing prototipe aplikasi

-          Fase III:  

1.      Testing dan bug fixing

2.      Transfer knowledge sistem dan aplikasi

3.      Penyusunan dokumentasi aplikasi

4.      Pembuatan Help System

5.      Implementasi Aplikasi

PENAWARAN HARGA

No	Uraian	Perhitungan Biaya
		Bln	Jml	Satuan	Harga Satuan	Jml
1	BIAYA PERSONIL
1,1	Biaya Tenaga Ahli
1	Ahli System Analyst	3	1	Orang	Rp      5.000.000	Rp  15.000.000
2	Ahli Database Analyst	3	1	Orang	Rp      5.000.000	Rp  15.000.000
3	Ahli Manajemen Proyek	3	1	Orang	Rp      5.000.000	Rp  15.000.000
1,2	Biaya Tenaga Pendukung
1	Programmer	3	4	Orang	Rp      1.400.000	Rp 16.800.000
2	Implementator	3	2	Orang	Rp      1.300.000	Rp   7.800.000
3	Entri Data	3	4	Orang	Rp      1.200.000	Rp 14.400.000
4	Administrasi	3	1	Orang	Rp      1.000.000	Rp   3.000.000
5	Tentor Pelatihan	3	1	Orang	Rp      1.100.000	Rp   3.300.000
	Total Biaya Personil					Rp  90.300.000
2	BIAYA NON PERSONIL
2.1	Akomodasi
1	Biaya Komputer	3	6	Unit	Rp      1.875.000	Rp 33.750.000
2	Sewa Base Camp	3	3	Ruang	Rp         600.000	Rp   5.400.000
2.2	Alat Penunjang
1	Alat Tulis Kantor	1	6	Unit	Rp      3.750.000	Rp 22.500.000
2	Komunikasi	3	6	Unit	Rp         600.000	Rp 10.800.000
3	Sewa kendaraan	1	3	Unit	Rp      3.000.000	Rp   9.000.000
2.3	Pelaporan
1	Laporan Pendahuluan	1	3	Expl	Rp         250.000	Rp      750.000
2	Laporan Antara	1	3	Expl	Rp         275.000	Rp      825.000
3	Laporan Akhir	1	5	Expl	Rp         325.000	Rp   1.625.000
4	Modul Pelatihan	1	3	Expl	Rp         250.000	Rp      750.000
2.4	Penggandaan CD Installer	1	5	Unit	Rp         100.000	Rp      500.000
2.5	Manual Penggunaan Program	1	5	Unit	Rp         300.000	Rp   1.500.000
	Total Non Personil					Rp  87.400.000
	Grand Total					Rp 177.700.000

Terbilang : Seratus Tujuh Puluh Tujuh JutaTujuh Ratus Ribu Rupiah

BAB V

PENUTUP

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, menuntut kita untuk lebih inovatif membuat terobosan pengembangan sistem yang lebih efesien dan efektif.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit dengan karakteristik yang lengkap dan handal serta kemungkinan pengembangan seiring perkembangan teknologi informasi merupakan satu pilihan yang paling tepat untuk sistem manajemen rumah sakit saat ini.

Demikian proposal yang dapat kami sampaikan, apabila ada informasi yang belum jelas dengan senang hati kami akan melakukan presentasi di Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya. Pada lampiran akan kami berikan hasil analisis awal kami tentang Sistem Informasi Rumah Sakit . Semoga kerjasama yang baik dapat terjalin di masa-masa mendatang.